Identificeer actoren en use cases

Deze activiteit brengt de buitenkant van het systeem in kaart. Vertrekpunt is niet een bestaande lijst met eisen, maar wat de stakeholders nodig hebben: wie er belang bij het systeem heeft en welke uitdaging ermee wordt aangepakt. Bepaald wordt welke actoren met het systeem omgaan — mensen in een bepaalde rol, maar ook andere systemen die het aanroepen of erdoor worden aangeroepen — en welk waardevol, afgerond resultaat elke actor met het systeem wil bereiken. Elk van die resultaten is een use case. Door van buiten naar binnen te werken ontstaat vanzelf een scherpe systeemgrens: alles wat een actor doet valt buiten het systeem, alles wat het systeem als antwoord daarop doet valt erbinnen.

Het resultaat is het use-casemodel: een overzicht van actoren en use cases met per use case niet meer dan een naam en een korte omschrijving van het beoogde resultaat. Juist die beknoptheid is het punt van deze activiteit. Het model laat in één oogopslag zien hoe groot het werk is, waar de witte vlekken zitten en welke use cases nog onvoldoende begrepen zijn, zonder dat er al detailwerk in is gestoken dat later mogelijk wordt weggegooid.

Het model wordt gemaakt sámen met de stakeholders, niet voor hen. Een use case die de opdrachtgever en de gebruikersvertegenwoordiger niet herkennen als iets waar zij waarde aan hechten, is geen use case maar een systeemfunctie die zich als use case voordoet. Zolang het model niet gedeeld wordt, is de omvang van het werk niet werkelijk begrensd.

De aanpak begint bij de actoren, niet bij het systeem. In een werksessie met opdrachtgever, gebruikersvertegenwoordigers en het realisatieteam wordt eerst benoemd wie er met het systeem te maken krijgt: welke rollen gebruiken het rechtstreeks, welke systemen wisselen er gegevens mee uit, en wie heeft belang bij de uitkomst zonder het zelf te bedienen. Die laatste groep zijn stakeholders, geen actoren; het onderscheid voorkomt dat het model dichtslibt.

Per actor wordt vervolgens gevraagd waarvoor deze het systeem gebruikt. Het antwoord moet een afgerond resultaat van waarde zijn — iets waarna de actor tevreden weg kan lopen — en niet een handeling onderweg. "Aanvraag indienen" is een use case; "inloggen" of "formulier valideren" is dat niet, hoe noodzakelijk ook. Deze toets is het belangrijkste instrument bij het opstellen van het model, omdat hij het model klein en betekenisvol houdt.

De gevonden use cases krijgen een naam in de vorm van een werkwoord met een lijdend voorwerp, plus twee of drie regels over wat de actor eraan heeft. Ze worden geordend naar actor en, waar dat verheldert, naar samenhangend gebruik. Tot slot wordt per use case ingeschat hoe goed hij begrepen is en hoe risicovol hij is; die inschatting bepaalt in de volgende activiteit welke use cases als eerste worden uitgeschreven.