Betrokkenheidsaanpak
De afspraken over hoe, hoe vaak en waarover er met elke groep wordt samengewerkt en gecommuniceerd, met de risico's die uit de analyse voortkomen en de maatregelen daarop.
Beschrijving
De betrokkenheidsaanpak is het resultaat waarvoor de rest van de practice bestaat. Zij vertaalt het beeld naar afspraken: per groep langs welke weg, hoe vaak, waarover en door wie er contact is, en wat er standaard wordt gedeeld en op welk detailniveau.
De zwaarte van de afspraak volgt uit de kaart. Sleutelspelers krijgen een vast, inhoudelijk overleg. Wie veel invloed heeft en weinig belang wordt geraadpleegd op de momenten waarop zijn oordeel telt. Wie veel belang heeft en weinig invloed krijgt de gelegenheid gehoord te worden en blijft zichtbaar in de besluitvorming — daar zitten de mensen die de verandering later moeten dragen. De rest wordt geïnformeerd langs een weg die al bestaat.
Elke afspraak heeft een naam erbij: wie namens het traject die groep onderhoudt. Een afspraak zonder naam wordt niet nagekomen. En waar geen afspraak nodig is, staat dat er ook — een lege regel is een vergeten regel, 'geen afspraak nodig' is een besluit.
Het tweede deel is het risicoregister. Het bevat de risico's die uit de analyse zelf voortkomen: een sleutelspeler die geen tijd heeft, een groep zonder vertegenwoordiger, een partij die kan vertragen zonder er iets bij te winnen, een houding die kantelt zodra de gevolgen concreet worden. Elk risico staat er als een gebeurtenis met een gevolg, een kans en een impact, een maatregel met een eigenaar, en het restrisico dat na die maatregel overblijft. De vorm is dezelfde als die van de overige risico's in het traject, zodat zij in dezelfde besluitvorming meelopen.
De aanpak wordt met de vertegenwoordigers doorgenomen voordat zij vastgesteld wordt, en bij elke fase-overgang herijkt.
Het werkproduct is bedoeld voor het team, dat er zijn agenda op inricht, en voor de opdrachtgever, die eruit opmaakt welke gesprekken hij zelf moet voeren.
Detailniveaus
Elk niveau bouwt voort op het vorige met meer detail. Niveaus met de badge Voldoende zijn doorgaans genoeg voor besluitvorming; verdere uitwerking is optioneel.
-
1
Afspraken per groep
VoldoendePer groep één regel: langs welke weg, hoe vaak, waarover, en door wie namens het traject. Groepen waarvoor geen afspraak nodig is staan er met die vaststelling bij. Voldoende voor een traject met een overzichtelijk aantal groepen en zonder grote tegenstellingen.
Voorbeeld op dit detailniveau
De afspraken voor de herinrichting. De vorm dwingt drie dingen af die anders wegvallen: elke regel heeft een naam in de laatste kolom, de cliënten krijgen gesprekken vóór het ontwerp en niet alleen bij oplevering, en de regel over de leverancier zegt eerlijk dat het eenrichtingsverkeer is. Die laatste regel is geen zwakte van de aanpak maar de reden dat er verderop een risico staat.
-
2
Aanpak met communicatieplan en risicoregister
De afspraken aangevuld met wat er standaard wordt gedeeld, op welk detailniveau en in welke mate van formaliteit, en met een register van de risico's die uit de analyse voortkomen: gebeurtenis, gevolg, kans, impact, maatregel, eigenaar en restrisico.
Nodig zodra er tegengestelde belangen in het spel zijn, zodra het traject afhankelijk is van partijen die er zelf weinig bij te winnen hebben, of zodra besluiten moeten kunnen worden aangetoond.
Voorbeeld op dit detailniveau
De risico's die rechtstreeks uit de analyse volgen. Alle vijf zijn ze terug te voeren op een cel uit een eerdere tabel: de assistenten met veel belang en geen invloed, de leverancier met veel invloed en geen belang, de cliëntenraad die alleen adviseert. Dat is de toets op een goede stakeholderanalyse — de risico's staan er niet omdat iemand ze bedacht heeft, maar omdat het beeld ze aanwees.
