Verantwoordelijkheidsmatrix
Per besluit en werkproduct wie het uitvoert, wie erop aanspreekbaar is, wie wordt geraadpleegd en wie wordt geïnformeerd, met daarnaast wie welke groep vertegenwoordigt en met welk mandaat.
Beschrijving
De verantwoordelijkheidsmatrix legt vast wie waarover gaat. Per besluit en per werkproduct staan vier soorten betrokkenheid: uitvoerend, aanspreekbaar, geraadpleegd en geïnformeerd. De regel dat er precies één aanspreekbare is, is de kern van het werkproduct; alles wat de matrix aan discussie oplevert, komt uit die regel voort.
Het onderscheid tussen geraadpleegd en geïnformeerd is de tweede reden dat de matrix bestaat. Geraadpleegd betekent tweerichtingsverkeer: de inbreng kan het besluit veranderen. Geïnformeerd betekent eenrichtingsverkeer. Wie meent geraadpleegd te worden en alleen geïnformeerd wordt, ervaart dat als geringschatting, en dat verlies is later niet met zorgvuldige formuleringen te herstellen. Beter één keer vooraf teleurstellen dan tien keer achteraf uitleggen.
Aan de matrix wordt de vertegenwoordiging toegevoegd: wie spreekt namens welke groep, waarover kan die persoon zelf besluiten, hoeveel tijd vraagt de rol, en langs welke weg raadpleegt en informeert hij zijn achterban. Zonder dat laatste is vertegenwoordiging alleen aanwezigheid.
De matrix is klaar wanneer zij is gedeeld met iedereen die erin voorkomt en de bezwaren zijn verwerkt. Een niet-gedeelde matrix is een aanname; een gedeelde matrix is een afspraak.
Het werkproduct is bedoeld voor iedereen die erin voorkomt, en voor de opdrachtgever, die eruit opmaakt welke besluiten bij hem liggen en welke niet.
Detailniveaus
Elk niveau bouwt voort op het vorige met meer detail. Niveaus met de badge Voldoende zijn doorgaans genoeg voor besluitvorming; verdere uitwerking is optioneel.
-
1
Verantwoordelijkheden per besluit
VoldoendeEen matrix met per besluit en per werkproduct de uitvoerder, de aanspreekbare, de geraadpleegden en de geïnformeerden, met een korte omschrijving van wat elk van die vier in dit traject inhoudt. Voldoende wanneer de vertegenwoordiging vanzelf spreekt omdat de betrokkenen een vaste plek in de organisatie hebben.
Voorbeeld op dit detailniveau
De besluiten rond de herinrichting, met per besluit wie waarover gaat. Twee regels zijn de opbrengst. Bij de vergoeding van de leefstijlinterventie zit de aanspreekbare buiten de eigen organisatie — een geldige uitkomst, maar wel een die zichtbaar moet zijn voordat het traject erop wacht. En bij het terugkoppelmoment staan de cliënten bij 'geïnformeerd', terwijl het besluit precies over hun ervaring gaat.
-
2
Matrix met vertegenwoordiging en mandaat
De matrix aangevuld met per groep haar vertegenwoordiger, het mandaat dat die persoon heeft, de tijd die de rol vraagt en de weg waarlangs hij zijn achterban raadpleegt en informeert. Groepen zonder vertegenwoordiger staan er met een maatregel bij.
Nodig zodra er groepen meedoen die niet vanzelf een woordvoerder hebben — cliënten, uitvoerenden op meerdere locaties, externe partijen — en altijd wanneer de verandering besluiten vraagt die buiten de eigen organisatie worden genomen.
Voorbeeld op dit detailniveau
De vertegenwoordiging naast de matrix. Twee regels zijn hier het punt: de verzekeraar en de leverancier van het informatiesysteem hebben geen vertegenwoordiger in dit traject, terwijl zij samen over het geld en over het systeem beslissen. Dat is geen omissie in de tabel maar een risico dat in de volgende activiteit een maatregel krijgt.
