Breng de belanghebbenden in beeld

Deze activiteit maakt de lijst. Zij begint bij de verandering zelf — wat gaat er anders worden, en voor wie — en zoekt van daaruit naar iedereen die daarvan de gevolgen ondervindt of er iets aan kan veranderen. Volledigheid gaat hier boven netheid: een lijst die te lang is, wordt in de volgende activiteit geordend, maar een groep die er niet op staat, wordt ook niet geanalyseerd.

Binnen de organisatie zijn het organogram en de procesbeschrijvingen het vertrekpunt. Wie voert het werk uit dat verandert, wie stuurt die mensen aan, wie levert wat zij nodig hebben, en wie krijgt hun resultaat? De opdrachtgever kan bovendien groepen aanwijzen die op geen enkele plaat staan.

Buiten de organisatie ligt de winst. Bestaande contracten wijzen leveranciers aan die een rol krijgen; toezichthouders en financiers stellen eisen zonder dat zij aan tafel zitten; klanten, patiënten en hun naasten ondervinden het resultaat zonder dat iemand hen als belanghebbende heeft opgeschreven. Juist die laatste groep valt het vaakst weg, omdat zij niet in een systeem staat waarin je haar kunt opzoeken.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen groepen en personen. Een groep is de eenheid van analyse — doktersassistenten, cliënten, leveranciers — omdat een lijst van individuen niet te onderhouden is. Waar een groep bestaat uit één persoon, of waar één persoon de doorslag geeft, wordt die apart benoemd. Tot slot worden ook de partijen opgeschreven die buiten de verandering vallen maar er wel mee te maken krijgen; dat zij niet meedoen is een uitkomst van de analyse, geen aanname vooraf.

De aanpak begint met documenten, niet met mensen. Het organogram, de procesbeschrijvingen, de lopende contracten en de eerdere evaluaties van vergelijkbare trajecten leveren samen een eerste lijst op die niemand uit het hoofd zou hebben bedacht. Waar eerdere trajecten zijn geëvalueerd, staat daar bovendien in wie destijds te laat werd betrokken.

Daarna volgt een werksessie met de opdrachtgever en enkele mensen die het werk kennen. De lijst wordt hardop aangevuld, zonder te filteren; elke naam die valt gaat erop. Eén vraag doet het meeste werk: 'wie merkt hiervan iets, ook al doet hij niet mee?' Een tweede ronde vraagt per genoemde groep wie er nog achter zit — de leverancier heeft een onderaannemer, de afdeling heeft een ondernemingsraad, de cliënt heeft een mantelzorger.

Voor grote of onbekende groepen helpt een mindmap of een organisatiemodel om de verhoudingen te zien in plaats van alleen de namen. Waar de organisatie het werk in ketens uitvoert, wordt de keten zelf afgelopen: elke overdracht in het proces wijst een partij aan.

De ronde is klaar wanneer twee opeenvolgende gesprekken niets nieuws meer opleveren. De lijst wordt vervolgens geordend in categorieën die passen bij de verandering — binnen de eigen eenheid, elders in de organisatie, in de keten, kaderstellend, technisch — en per regel wordt genoteerd waarom de groep erop staat. Die laatste kolom is wat de lijst later bruikbaar maakt: zonder onderbouwing is een naam niet te wegen en niet te schrappen.