Beleg vertegenwoordiging en verantwoordelijkheid

Een beeld van de belanghebbenden wordt pas werkbaar wanneer per groep vaststaat wie namens haar spreekt en waarover die persoon mag beslissen. Deze activiteit belegt dat, en legt daarnaast per besluit en per werkproduct de verdeling van verantwoordelijkheden vast.

De verdeling kent vier soorten. De uitvoerder doet het werk. De aanspreekbare is degene die op het resultaat wordt aangesproken en het besluit neemt; er is er precies één, en die regel is de reden dat de matrix bestaat. Een geraadpleegde wordt om zijn oordeel gevraagd voordat het besluit valt — dat is tweerichtingsverkeer, en het houdt in dat zijn inbreng het besluit kan veranderen. Een geïnformeerde hoort het achteraf; dat is eenrichtingsverkeer. Het verschil tussen die laatste twee is waar de meeste teleurstelling ontstaat: wie meent geraadpleegd te worden en alleen geïnformeerd wordt, ervaart dat als geringschatting, hoe zorgvuldig de mededeling ook is geformuleerd.

Vertegenwoordiging is meer dan aanwezigheid. Per vertegenwoordiger wordt vastgelegd waarover hij namens zijn groep kan besluiten en waarover hij eerst moet overleggen, hoeveel tijd de rol vraagt, en langs welke weg hij zijn achterban raadpleegt en informeert. Zonder die laatste afspraak ontstaat de vertegenwoordiger die formeel namens honderd mensen spreekt en feitelijk zijn eigen mening geeft.

Twee uitkomsten verdienen aandacht omdat ze zo vaak voorkomen. De eerste is een groep die geen vertegenwoordiger kan leveren — te druk, te verspreid, of niet georganiseerd. Dat wordt vastgelegd als een openstaand punt met een maatregel, niet weggeschreven met een verwijzing naar een persona. De tweede is een aanspreekbare die buiten de eigen organisatie zit, bijvoorbeeld bij een financier of een toezichthouder. Ook dat is een geldige uitkomst; het betekent alleen dat het traject op dat punt afhankelijk is van iemand die geen deadline van het team accepteert.

De aanpak begint met de lijst van besluiten en werkproducten waarover in dit traject iets moet worden vastgesteld. Die lijst is korter dan de lijst van activiteiten en levert een matrix op die past op één bladzijde — een matrix per handeling wordt niet gelezen en niet bijgehouden.

Per regel wordt eerst de aanspreekbare ingevuld, en pas daarna de rest. Dat is de omgekeerde volgorde van wat vanzelf gaat, en zij legt de pijnpunten meteen bloot: een regel waarvoor twee namen worden genoemd, en een regel waarvoor er geen wordt genoemd. Beide worden opgelost voordat de matrix verder wordt ingevuld, want een matrix met een lege of dubbele kolom is erger dan geen matrix.

Daarna volgen de geraadpleegden. De verleiding is groot om iedereen met belang in die kolom te zetten; de toets is of hun oordeel het besluit werkelijk kan veranderen. Zo niet, dan horen zij in de kolom daarnaast, en dat wordt dan ook zo gezegd. Wie hier eerlijk is, verliest een gesprek en wint een traject.

De vertegenwoordiging wordt in een gesprek belegd, niet per mail toegewezen. In dat gesprek komen vier dingen aan de orde: wat de rol inhoudt, waarover de vertegenwoordiger zelf kan besluiten, hoeveel tijd het kost, en hoe hij zijn achterban raadpleegt. Het gesprek eindigt met een uitgesproken instemming — een vertegenwoordiger die de rol niet heeft aanvaard, is geen vertegenwoordiger.

De ingevulde matrix wordt vervolgens gedeeld met alle genoemden. Dat is geen formaliteit maar de eigenlijke test: wie zichzelf in de verkeerde kolom ziet staan, zegt dat nu, en niet op het moment dat het besluit valt.