Spreek samenwerking en communicatie af

Deze activiteit maakt van het beeld een werkwijze. Per groep wordt vastgelegd hoe er wordt samengewerkt en waarover er wordt gecommuniceerd, en wat er misgaat als dat niet lukt.

Voor de samenwerking gaat het om de vorm en het ritme: op welk moment en hoe vaak, op welke plaats, met welke hulpmiddelen, en persoonlijk of op afstand. De voorkeuren van de groep zelf wegen daarin zwaar — een aanpak die goed werkt voor een projectteam werkt zelden voor mensen die het traject naast hun eigenlijke werk doen. Waar de groep buiten de organisatie staat, komt daar de vraag bij langs welke bestaande weg zij bereikbaar is; een nieuw overleg voor een externe partij komt er zelden bij.

Voor de communicatie gaat het om acht vragen: wat er wordt gedeeld, mondeling of schriftelijk, met wie, wanneer, hoe vaak, waar de ontvangers zitten, op welk detailniveau, en hoe formeel. Dat laatste is geen stijlkwestie: een besluit dat informeel wordt meegedeeld aan iemand die het formeel moet kunnen aantonen, moet later alsnog worden bevestigd, en het uitblijven daarvan wordt uitgelegd als onwil.

De aanpak wordt met de betrokkenen doorgenomen in plaats van over hen heen vastgesteld. Dat kost één ronde en levert twee dingen op: correcties die niemand had voorzien, en een aanpak waar de betrokkenen zich aan gebonden voelen omdat zij hem mede hebben gemaakt.

Tot slot worden de risico's benoemd die uit de analyse voortkomen. Een sleutelspeler die niet beschikbaar is; een groep die geen vertegenwoordiger heeft; een partij met veel invloed en weinig belang die het traject kan vertragen zonder er iets bij te winnen; een houding die zich tegen de verandering keert zodra de gevolgen concreet worden. Elk risico krijgt een gevolg, een inschatting van kans en impact, een maatregel en een eigenaar, en na de maatregel een restrisico — dezelfde vorm als elk ander risico in het traject, zodat het in dezelfde besluitvorming meeloopt en niet in een apart document blijft liggen.

De aanpak is een levend werkproduct. Bij elke verschuiving in de analyse — een nieuwe partij, een gewijzigde scope, een vertegenwoordiger die vertrekt — wordt zij herzien. In de praktijk is een vaste herijking bij elke fase-overgang de goedkoopste manier om dat te borgen.

De aanpak vertrekt vanuit de kwadranten van de kaart, omdat die de zwaarte van de afspraak bepalen. Sleutelspelers krijgen een vast, inhoudelijk overleg. Wie veel invloed heeft en weinig belang, wordt geraadpleegd op de momenten waarop zijn oordeel telt, en verder kort gehouden. Wie veel belang heeft en weinig invloed, krijgt de gelegenheid om gehoord te worden en wordt zichtbaar gehouden in de besluitvorming — daar zitten de mensen die de verandering later dragen. De rest wordt geïnformeerd langs een weg die al bestaat.

Per groep wordt vervolgens één regel ingevuld: langs welke weg, hoe vaak, waarover, en door wie namens het traject. Die laatste kolom is de belangrijkste en wordt het vaakst vergeten: een afspraak zonder naam is een afspraak die niemand nakomt. Waar geen afspraak nodig is, staat dat er ook — een lege regel is een vergeten regel, 'geen afspraak nodig' is een besluit.

Voor de communicatie wordt vastgelegd wat er standaard wordt gedeeld en op welk detailniveau. Een uitvoerder wil weten wat er in zijn werk verandert; een bestuurder wil weten of het traject op koers ligt en wat er van hem wordt verwacht. Hetzelfde bericht aan beiden bedient geen van beiden.

De risico's worden in dezelfde sessie opgehaald, met de vraag: wat kan er in de omgang met deze groep misgaan, en wat merken we daarvan? Elk risico wordt genoteerd als een 'als ... dan ...'-zin, zodat gebeurtenis en gevolg gescheiden blijven. Daarna volgen kans en impact op een schaal die in de organisatie al wordt gebruikt, een maatregel die iemand voor een bepaalde datum uitvoert, en het restrisico dat na die maatregel overblijft. Risico's zonder eigenaar worden geschrapt of alsnog belegd; ze bijhouden zonder eigenaar geeft alleen de indruk dat ze worden beheerst.

De aanpak wordt daarna met de vertegenwoordigers doorgenomen en bij elke fase-overgang herijkt.